DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: SECRETARIA Y ARCHIVO

DOCUMENTACIÓN Y  CONSERVACIÓN

-Al igual que ocurre en tu propia casa, es normal no querer tirar nada de lo que guardamos en los armarios de nuestra empresa. Pero ¿conoces todo lo que debes saber acerca de los plazos de conservación de la documentación relacionada con tu empresa?  

• No cumplir con los requerimientos de información de Hacienda puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocio. 
• Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral… 
• En este post hacemos un repaso a los tipos de documentación de una empresa y a cuánto tiempo es recomendable conservarlos. 

Tenemos que vaciar el archivo, ya no cabe nada. ¿Qué podemos tirar? ¿Los últimos cuatro años? ¿Los últimos cinco? ¿Más? ¿Hemos de guardar todas las facturas? ¿Las del inmovilizado también? Todas estas preguntas se repiten cada año, pero no tienen una única y fácil respuesta.  

A continuación, se indican algunas pautas que deben seguir las empresas para establecer los límites temporales en la conservación de la documentación empresarial, teniendo en cuenta la normativa mercantil, fiscal, laboral y general.  

Normas mercantiles – Los documentos contables   

El artículo 30 del Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.   

No olvides que no solo se tienen en cuenta los documentos en papel, sino que también se considera documentación toda la facturación enviada o recibida por correo electrónico.  

También es preciso consultar cuestiones contables o mercantiles de mucho tiempo atrás. Por ejemplo, con ocasión de la venta de unas acciones adquiridas hace muchos años, pueden precisarse las escrituras de compra de las mismas o la revisión de los apuntes contables realizados en su momento.   

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:  

• Libros oficiales de contabilidad 
• Cuentas anuales firmadas 
• Contratos a largo plazo 
• Copias de seguridad informática de registros contables

Además de los documentos en papel, debe tenerse en cuenta toda la facturación enviada o recibida por correo electrónico.   

Normas tributarias – Los documentos fiscales  

En cuanto a los documentos fiscales, la ley General Tributaria establece el archiconocido plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de las mismas.   

Consideraciones del plazo de cuatro años a tener en cuenta:  

• Afecta a la posibilidad del contribuyente de solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.  

• Puede interrumpirse por cualquier acción de Hacienda debidamente notificada. 

• Es posible su paralización por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase.  

• Antes de hacer el clásico ejercicio de contar hacia atrás cuatro años para decidir qué documentación destruir, es preciso revisar si, en algún impuesto, se ha interrumpido el mencionado plazo.  

NORMATIVA LEGAL.

-A parte de las obligaciones fiscales, toda empresa debe cumplir con una serie de normativas legales de obligado cumplimiento para las empresas. De entre las normativas legales que afectan a mayor número de empresas y que Grupo Qualia le ayuda a adaptarse a su cumplimiento, las mas comunes que nos encontraríamos son la Ley Orgánica de Protección de Datos, mas conocida por LOPD, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI-CE) y la Prevención de Riesgos Laborales.

Ley Orgánica de Protección de Datos

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) es de obligado cumplimiento a todas las entidades tanto públicas como privadas que posean ficheros con datos de carácter personal, indistintamente si se trata de datos no automatizados (papel) o automatizados (telemáticamente). Según la LOPD, están obligados a cumplir la normativa de protección de datos de carácter personal todas las personas físicas, empresas y entidades públicas y privadas que utilicen cualquier dato personal en el desarrollo de sus actividades. Por tanto, tanto los profesionales autónomos como empresas del sector público y del sector privado, así como entidades sin ánimo de lucro (asociaciones, clubs, etc…) deben cumplir con las garantías establecidas para la protección del derecho fundamental a la intimidad y a la privacidad de los datos personales en la creación, tratamiento y modificación de ficheros que contengan información personal de clientes, pacientes, empleados, proveedores, alumnos, etc.

Dependiendo del tipo de dato almacenado por la entidad, esta deberá optar unas medidas u otras para cumplir con la Ley. No deberán optar las mismas medidas un Autónomo que regente un establecimiento de hostelería que un centro médico. Las sanciones económicas por incumplir la normativa oscilan entre los 600 € las infracciones leves hasta los 600.000 € las muy graves.

Reglamento General de Protección de Datos de la UE

El 25 de mayo de 2016 ha entrado en vigor el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (Reglamento UE 2016/679,  de 27 de abril de 2016 ) pero no comenzará a aplicarse hasta el 25 de mayo de 2018. La Ley española deberá adoptar en estos dos años las medidas necesarias para adaptar su legislación nacional a la nueva normativa, con el fin de evitar problemas de convivencia entre las dos normativas legales.

El presente Reglamento pretende contribuir a la plena realización de un espacio de libertad, seguridad y justicia y de una Unión Económica, al progreso económico y social, al refuerzo y la convergencia de las economías dentro del mercado interior, así como al bienestar de las personas físicas. El Reglamento Europeo de Protección de Datos unifica y moderniza la normativa europea sobre protección de datos, permitiendo a los ciudadanos un mejor control de sus datos personales y a las empresas aprovechar al máximo las oportunidades de un mercado único digital, reduciendo la burocracia y beneficiándose de una mayor confianza de los consumidores.

El Reglamento se aplicará como hasta ahora a responsables o encargados de tratamiento de datos establecidos en la Unión Europea, y se amplía a responsables y encargados no establecidos en la UE siempre que realicen tratamientos derivados de una oferta de bienes o servicios destinados a ciudadanos de la Unión o como consecuencia de una monitorización y seguimiento de su comportamiento.

Ley de Servicios de la Sociedad de la Información

La Ley 34/2002, de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información  (LSSI-CE) viene determinado por la extraordinaria expansión de las redes de telecomunicaciones y, en especial, de internet como vehículo de transmisión e intercambio de todo tipo de información. Por tanto, engloba, a particulares y empresas que realizan una actividad económica a través de la red, al igual que los prestadores de Servicios de Internet como los proveedores de acceso a internet, los portales, los motores de búsqueda o cualquier otro sujeto que disponga de un sitio en internet a través del que realice alguna de las actividades indicadas, incluido el comercio electrónico. Los particulares con página web que no figuran una actividad económica no están sujetos a la Ley, a excepción de las que tienen publicidad y reciben remuneración por ello. El no cumplimiento de esta normativa legal suponen multas de a partir de 30.000 € las mas leves hasta los 600.ooo €.

Prevención de Riesgos Laborales

La última de las normativas legales mas común que trataremos es la Prevención de Riesgos Laborales Ley 31/1995 de 8 de noviembre y Real Decreto 39/1997 de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. Son todas las actividades y medidasque adoptan y prevén los peligros y condiciones de los puestos de trabajo que pueden derivar en accidentes y enfermedades. Cualquier empresa o autónomo con trabajadores está obligada a cumplir la norma. Los autónomos sin trabajadores también están obligados a realizar la actividad preventiva dependiendo de si realiza actividad de riesgo. Las empresas deben elaborar un plan de Prevención de los Riesgos Laborales y una formación específica según su actividad.

Seleccionar el modelo de gestión preventiva adecuado a las necesidades de la empresa es una de las claves del éxito en la prevención de accidentes y enfermedades profesionales. La legislación vigente prevé distintas alternativas para que cada empresa opte por la modalidad más acorde con su actividad y características propias que será una o alguna combinación de las siguientes:

1. ASUMIR EL EMPRESARIO PERSONALMENTE las funciones preventivas.
2. DESIGNAR A UNO O VARIOS TRABAJADORES para llevarlas a cabo.
3. Constituir un SERVICIO DE PREVENCIÓN PROPIO.
4. Recurrir, mediante concierto, a un SERVICIO DE PREVENCIÓN AJENO.

La cuantía de las sanciones pueden superar los 800.000€, siendo los tramos por calificaciones de tipo Leve entre 40 €  la mínima a 2.045 € la máxima, Grave  entre 2.046 € tramo mínimo a 40.985 € el máximo, y Muy Grave entre los tramos mínimos de 40.986 € hasta 819.780 €.

LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

-La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,

o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

LAS COMUNICACIONES FORMALES.

CERTIFICADO. El certificado de empresa es un documento que toda empresa tiene obligación de emitir a los trabajadores que cesan su relación laboral.

A través de dicho documento, se acredita la situación legal de desempleo, así como la causa de la misma: ya sea por el despido de un trabajador, finalización de contrato temporal, cese por no superar el periodo de prueba o por baja voluntaria, por ejemplo.

Es un documento que la empresa debe emitir de manera obligatoria. Sin él, el trabajador no podría solicitar las ayudas por desempleo pertinentes. Una vez la empresa lo entrega, se enviará a la Seguridad Social y al SEPE para comenzar con los trámites de subsidios por desempleo, si se tuviera derecho a los mismos. Este certificado de empresa es muy importante pues, entre los datos e información que figura en él, se establece la causa del cese de la relación laboral. Si se cesa la relación por baja voluntaria del trabajador, por ejemplo, éste no tendrá derecho a ninguna prestación por desempleo. Gracias a esta documentación el SEPE podrá determinar si se concede o no subsidio por desempleo y, en caso positivo, se establecerá la cuantía así como el tiempo durante el cual se percibirá el mismo.

INSTANCIA. Se designa con el término instancia a aquella solicitud que se cursa por escrito y según unas fórmulas determinadas, que se dirige a una autoridad o institución. Por ejemplo: “En la instancia que le envíe al presidente deberá consignar todos sus datos personales.”

DECLARACIÓN JURADA. Una declaración jurada es una manifestación escrita o verbal cuya veracidad es asegurada mediante un juramento ante una autoridad judicial o administrativa. Esto hace que el contenido de la declaración sea tomado como cierto hasta que se demuestre lo contrario.

RECURSO.  Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. ... Acceso a la información.

OFICIO. Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

OTRAS COMUNICACIONES ESCRITAS

-MOTIVOS

La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización.

Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones o a mejorar la comprensión sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos, los requerimientos entre sectores, el desempeño de un área durante la aplicación de un programa, o para la consecución de objetivos claros de cara al exterior de la empresa.

Sin embargo, no todos estamos preparados para el trabajo creativo de componer escritos en el ámbito de los negocios, donde se debe aplicar el lenguaje informativo, que se diferencia del expresivo o literario y se debe tener en cuenta la imagen del mensaje.

Esta propuesta de capacitación lo guiará para lograr comunicaciones escritas efectivas y que le demanden la menor inversión de tiempo posible.

OBJETIVOS
Al finalizar el programa, los participantes habrán:
–  Diferenciado la redacción informativa de la redacción expresiva o literaria.
–  Reconocido la estructura, objetivos y técnica de elaboración de los escritos más frecuentes en el ámbito de las organizaciones.
–  Incorporado herramientas que les permitirán producir comunicaciones escritas claras y eficaces.
–  Reducido el tiempo invertido en la elaboración de cualquier comunicación escrita, aplicando una metodología de trabajo práctica.
–  Favorecido las comunicaciones en su empresa mediante una mayor efectividad en el uso del lenguaje escrito.

DESTINATARIOS
Este seminario taller está dirigido a quienes deben expresar por escrito propuestas, instrucciones, informes, evaluaciones, etc., mediante distintos tipos de mensajes y documentos institucionales que requieran claridad y entendimiento por parte del lector.

También es de gran utilidad para profesionales independientes responsables de generar escritos técnicos inherentes a su especialidad.

METODOLOGIA
Se aplica metodología activa, con alta participación de los asistentes.

Se alterna las exposiciones del docente con ejercicios de aplicación para orientar la puesta en práctica de lo aprendido.

Se complementa el marco metodológico con la entrega de material de apoyo escrito.

CONTENIDO TEMATICO
Comunicación
Objetivo: Comprender cómo es el proceso comunicacional y la responsabilidad que le toca al comunicador en ese proceso.
–  Comunicación y sus principales teorías
–  Axiomas de la comunicación
–  Interferencias en el proceso de la comunicación y cómo superarlas
–  Importancia de la comunicación en la empresa

Tipos de comunicación usados más frecuentemente en la empresa
Objetivo: Identificar los principales tipos de comunicación escrita y sus características fundamentales.
–  Memorándum
–  Circular
–  Cartas comerciales
–  Actas
–  Informes

LA CARTA DE PRESENTACIÓN

-La carta de presentación es uno de los documentos que se utilizan en el proceso de búsqueda de empleo. Es un escrito en el que se señala nuestra disposición a trabajar en una empresa. La carta de presentación acompaña al currículum vitae y pretende atraer la atención del responsable de selección de personal de manera que nos tenga en consideración como candidato a cubrir un puesto de trabajo.

EL CURRÍCULUM VITAE

-Un currículum vitae o por su abreviatura CV es un documento que se utiliza como herramienta para presentar una relación expresa y clara de los datos, las habilidades y experiencias laborales de una persona, con la intención de ser preseleccionado para una entrevista de trabajo.

Es parecido a un buen anuncio o invitación que envía o entrega una persona aspirante a un empleo, el cual incluye toda la información sobre su vida laboral, los datos de contacto e indica el lugar donde reside.

El objetivo de un currículum vitae es generar una buena impresión e interés para darse a conocer y así conseguir una entrevista personal, finalizando con conseguir ese puesto de trabajo tan deseado.

Datos primordiales en tu CV

En un currículum vitae deben incluirse los datos personales, para así hacer más fácil la lectura y la comprensión de quieres eres, cómo contactar contigo y que has estado haciendo estos últimos años.

Entre los datos más importantes están están:

• Nombres y apellidos.
• N.I..
• Fecha y lugar de nacimiento.
• Estado civil.
• Ubicación de tu domicilio.
• Números de contacto, mínimo dos.
• Dirección del correo electrónico personal a la que accedes frecuentemente.
• Estudios realizados indicando la fecha de comienzo y fin, centro académico, y lugar donde han sido realizados.
• Postgrados, cursos o talleres realizados igualmente indicando la fecha de comienzo y fin, centro, y lugar donde han sido realizados.
• Experiencias profesionales indicando la fecha de comienzo y fin, nombre de la empresa y funciones desempeñadas.
• Idiomas que dominas y en el nivel correspondiente.

Errores que debes evitar al hacer un currículum vitae

• Que el título sea “Currículum Vitae”: si deseas que tu currículum destaque sobre los demás, es preferible poner otro título más llamativo.
• Dirección de correo electrónico inapropiada: crea un correo sencillo y profesional.
• Las faltas ortográficas: es uno de los peores errores que puedes llegar a cometer. Asegúrate de escribirlo todo perfectamente.
• Hacer un CV para todo: La mayoría de la personas utilizan el mismo currículum para todas las ofertas de empleo. Debes personalizar tu CV para cada puesto.
• Muy extenso: que tu currículum vitae tenga 4 páginas no quiere decir que sea mejor. Agrega solo la información más importante.
• Utilizar un lenguaje difícil de leer: evita usar muchas abreviaturas, neologismos, tecnicismos, entre otros. Además debes utilizar un lenguaje neutro.
• Incluir detalles que tienen ver con el puesto: No está mal escribir tus aficiones pero si no aportan nada, es mejor no ponerlas.
• Demasiado creativo: si eres una persona creativa no está mal demostrarlo en tu CV, pero debes evitar sobrecargarlo utilizando diferentes tipos de letra, colores y demás.
• Incoherencia: antes de entregar el currículum revisa exhaustivamente las fechas verificando que está bien con tu historial laboral. Un currículum con incoherencias levanta muchas sospechas, lo que puede hacer que quedes descartado en el proceso de selección.
• No destacar tus logros: debes incluir tus logros obtenidos, pero sin ser muy arrogante.
• Poner mal los datos: verifica que tus números y dirección de correos electrónicos estén bien escritos. Aunque seas un buen candidato para el puesto si pones mal tus datos de contacto, estás perdido.
• Muy modesto: si tienes cosas buenas que mostrar en tu CV ponlas sin cortarte.
• Formato aburrido: no debes ser ni muy creativo, pero tampoco nada creativo. Busca un formato que llame la atención y tenga detalles creativos que se adapten a ti, mostrando una parte de tu personalidad.
• Objetivo poco claro: debes aclarar cuáles son tus objetivos enfocándolos a las necesidades de la empresa.
• Distintas versiones: utiliza solo una versión de CV, y que esta sea la más atractiva y la que mejor va con tu personalidad.

Tipos de currículum y plantillas a elegir

Una web donde podéis descargar plantillas profesionales para editar a vuestro gusto es plantillascurriculum.gratis, donde vas a poder elegir para crear el currículum que más se adapte a tu personalidad y oficio al que te hayas dedicado.

Cronológico: es el currículum en el que toda la experiencia profesional se plasma ordenada por fechas. siempre al principio el último lugar en el que estuviste trabajando. Te favorece usarlo si tienes poca o nada de experiencia y necesitas un cv corto.

Cronológico inverso: es el más utilizado, se trata de una variante del CV anterior. Aunque cambia el orden en el que debes incluir la experiencia profesional, en este caso debes iniciar incluyendo desde la experiencia profesional más reciente hasta la más antigua.

Se utiliza cuando los cargos desempeñados han sido similares y de forma constante en el tiempo.

Cronológico funcional: la experiencia se clasifica respecto al puesto y cargo ocupado en cada caso. Debes utilizarlo si has desempeñado 2 o más cargos pero en distintas empresas

Mixto: es la combinación del currículum el funcional y el cronológico. Es el que más se recomienda y uno de los más utilizados, ya que es más ordenado y simple a la vista.

Creativo: este tipo de currículum también se ha utilizado mucho en el último año. Marca la diferencia sobre todo si te postulas en un sector como diseño, edición y este tipo de profesiones creativas dando así una pequeña muestra adelantada de lo que eres capaz de hacer.